檔案工作流整理及遷移

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背景

隨着網路的普及,從 2006 年開始,陸續使用了各家的網路硬碟服務,並且在使用的過程中產生了大量的未經整理的檔案。由於各個服務主要爲分階段使用,因此產生的有用檔案也是分階段的。舉例來說,Dropbox 內主要保存的是小學畢業到初中階段的課件、照片和寫作文字等;但到了大學階段,大部分的課程資料都保存在 OneDrive。分散在各處的檔案總是不便於查閱、歸檔的,所以需要制定新的檔案工作流,並且整理舊有檔案。

檔案存儲

從小學接觸網路開始,淺羽前後使用過的服務主要有:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Box.net
  • 百度雲
  • iCloud Drive
  • 360 雲盤
  • MEGA

從初中的家庭臺式機、Atom 筆電,到高中自己的筆電,再到大學擁有自己的臺式機,再到現在擁有多臺電腦,淺羽的存儲需求和存儲能力已經大不相同。以統一存儲和管理多臺電腦的檔案爲目的,淺羽在家及在工位都有 NAS 以滿足大容量的存儲需求,並爲資料謀求一定的安全性。CD、電影等體積龐大的資源,自然是在 NAS 內統一保存。

有了 NAS 的支持,大部分的網路硬碟都可以停用並將內容統一存儲和管理。來自 Dropbox 和 OneDrive 的個人檔案和資料,按年份和主題整理後,在 NAS 存檔備用。360 雲盤個人版已經關閉,在關閉前淺羽已經下載並整理了所有的檔案;對於百度雲,由於長年累月地囤積資源,整理是一個巨大的工程,首先用了相當長的一段時間把所有的檔案全部拉回了 NAS,然後再隨用隨整理。

線上存儲方面,出於習慣以及工作環境,Google Drive 依然是不錯的選擇。Google Drive 的配套線上應用豐富而且強大,配合 Docs、Sheets 和 Slides,可以解決淺羽大部分的文檔和演示需求。另外,Google Photos 有設定自動備份手機和平板電腦的照片,使用原圖質量也是需要佔用 Google Drive 的空間的。因此,淺羽爲個人帳號訂閱了 100GB 的 Google Drive 空間,月付 15HKD;將來有更多空間需求的時,再升級更大空間的訂閱。這樣,iCloud Drive 上的檔案可以悉數轉移到 Google Drive;Pages、Numbers 和 Keynote 上的檔案,也可以轉移到 Docs、Sheets 和 Slides 上了。Apple Work 套件本身可以匯出 M$ Office 相容格式,不過手動地匯出匯入還是比較類的。相比之下,Google 的辦公套件在功能上沒有大問題,卻缺乏 Apple Work 套件一貫的優雅和設計感——這倒不是說缺乏重要的功能,但是對於字形的使用等,匯出再匯入的檔案總是比起原件有那麼一些不同。好在相比之下,內容是更爲重要的,而且遷移到 Google Docs 會帶來統一整理、高可用性等的好處,也算是值得了。

另外,自建的 NextCloud 可以作爲常用檔案的補充,同時也是存放密碼等敏感資料的好地方。NextCloud 更出名的「私有雲」應用方面,淺羽倒是只用到了檔案存儲、筆記和 Passman 存放密碼,其他的部分都沒怎麼用,甚至連 Web UI 都很少訪問。

整理之後,所選擇的服務爲:

  • NAS(本地主力)
  • Google Drive(網路主力)
  • NextCloud(網路補充)
  • MEGA(網路分享)

照片管理

有了 Google Photos 和充足的空間,iCloud 照片流就可以用 Google Photos 替代了。 相比照片流,Google Photos 可以在更多裝置訪問,同時針對淺羽 Android 裝置更多、主力拍照手機又是 Android 的現狀,實際上是更加方便的。Google Photos 在相簿等基礎管理功能方面並不弱於 iCloud 照片流,雖然在後製方面有所欠缺,但提供的「去年今日」、「自動相簿」等功能,也非常有特點。

相機拍攝的圖片,淺羽還是習慣使用 Adobe Lightroom 管理,並且結合 Photoshop 做後製處理。不帶線上存儲的 Ps+Lr 套件單月訂閱是 HKD 68,由於是 Adobe CC 訂閱因此能一直用到最新版本,對於中度使用並且已經適應了工作流的淺羽來說,能解決從管理、後期到輸出的小作坊流程,也算是價格合適。相機拍攝的照片,淺羽全部保存了 RAW 檔案以求更大的後製空間,數萬檔案佔用的空間十分巨大,因此不是線上保存的。爲求方便,淺羽直接在硬碟上保存並工作,同時使用 Syncthing 同步到 NAS 上存檔備份。

Lightroom 的一個缺點是沒有 Linux 平臺的版本。有一樣開源替代叫做 Darktable,輕量但有着類似於 Lightroom (一樣難用)的 UI,應該是可以實現大部分的功能。淺羽還沒有仔細使用,但是在嘗試用它本地管理用小無反隨手拍攝的照片,以求更簡單快速的輸出和分享。

這一部分,整理後使用的服務有:

  • Google Photos(手機、移動裝置和雜圖收集)
  • Lightroom(NAS 備份)

筆記整理

筆記是整理知識和經驗的最好方式。從高中開始,淺羽就開始有意識地使用 OneNote 記錄筆記。隨後 Google Keep 推出,淺羽也把一部分「隨手記」的任務轉移到了 Google Keep 上。再後有 NextCloud 後,其上的 Notes 應用可以直接寫 Markdown 格式的筆記,同時也有 QOwnNotes 這樣算得上堪用的客戶端,因此將一些筆記轉移過去了。

OneNote 筆記的專業性無可替代,在 Surface 上的良好手寫體驗和豐富的附件、標記功能,加上非常好的 Web Clipper,使得它依然是無可替代的數位筆記方案。中間也試過 Evernote 和 WizNote 等,但是淺嘗輒止,也說不出太多不可替代的優點。

目前來講,筆記方面沒有一個完美的選擇。OneNote 至少用來手寫想法和收集網頁資料很方便;Google Keep 輕量好用,易於協同;NextCloud Notes 則有更好的私密性,可以直接用 Markdown。

考慮到功能性和遷移成本,淺羽將 Google Keep 上一些較長的、需要排版的筆記轉移到了 NextCloud Notes 上,但繼續使用 Google Keep 創建需要協同的筆記、使用 OneNote 收集網頁資料。整理過後使用的服務有:

  • OneNote(網頁收集、成體系筆記)
  • NextCloud Notes(零散筆記、靈感)
  • Google Keep(購物清單等協同零散筆記)

另外,原先筆記承擔了淺羽一部分 GTD 工作,而整理後則由 NextCloud Tasks 和看板工具分擔了,因此筆記不需要再負擔日程記錄的責任了。


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